DTZ Schreiben Redemittel: German Letter Phrases for B1
Level:A2–B1Duration:100 min + ~16 minFee:Covered by BAMF in the courseValidity:UnlimitedFormat:Written + Oral (pairs)
Last updated: 20 October 2026 · Checked against BAMF, g.a.s.t. and the legal texts
This page is a phrase bank for the DTZ letter. For every part of the letter – Anrede, reason for writing, questions and requests, complaints, apologies and cancellations, suggestions and appointments, closing and Gruß – you get German phrases with their meaning and when to use them. Then come ten connectors with examples, a fill-in template that turns four Leitpunkte into four paragraphs, and the register mistakes that cost points.
Anrede: formal, semi-formal or informal?
| German phrase | Meaning | When to use it |
|---|---|---|
| Sehr geehrte Frau Kraus, | Dear Ms Kraus, | Formal, to a woman whose name you know: authority, landlord, Kita head, boss, doctor's practice. The safest choice in the DTZ. |
| Sehr geehrter Herr Wolf, | Dear Mr Wolf, | Formal, to a man. Note the -r: geehrter Herr. |
| Sehr geehrte Damen und Herren, | Dear Sir or Madam, | Formal, when you don't know a name: property management, company, authority, customer service. |
| Sehr geehrte Frau Dr. Berg, | Dear Dr Berg, | Formal, with an academic title: the title goes before the surname. |
| Liebe Frau Kraus, / Lieber Herr Wolf, | Dear Ms Kraus, / Dear Mr Wolf, (warmer) | Semi-formal: you know the person (course teacher, Kita educator, neighbour) but still say Sie. Fine in the DTZ. |
| Liebes Kita-Team, | Dear Kita team, | Semi-formal, to a group you know (Kita, course, team at work). |
| Hallo Frau Kraus, | Hello Ms Kraus, | Casual e-mail with Sie; common at work, but in the DTZ Sehr geehrte or Liebe is safer. |
| Liebe Sabine, / Hallo Murat, | Dear Sabine, / Hi Murat, | Informal: friends, family, colleagues you say du to. Rare in the DTZ, whose tasks are semi-formal or formal. |
In the DTZ you usually write to someone you address with Sie: the Kita, your landlord, your boss, an office. If the task gives a name, use it; if not, write „Sehr geehrte Damen und Herren,“.
Opening and reason for writing
| German phrase | Meaning | When to use it |
|---|---|---|
| ich schreibe Ihnen, weil … | I'm writing to you because … | The all-purpose opening for the Leitpunkt „Grund für Ihr Schreiben“. Verb at the end after weil. |
| ich schreibe Ihnen wegen des Termins am Montag. | I'm writing about the appointment on Monday. | A short reason with a noun: wegen + genitive. |
| ich möchte Ihnen mitteilen, dass … | I'd like to let you know that … | To report a change: new job, new address, illness. |
| leider muss ich Ihnen mitteilen, dass … | Unfortunately I have to tell you that … | Bad news, cancellations. |
| vielen Dank für Ihre E-Mail vom 3. März. | Thank you very much for your e-mail of 3 March. | When you reply to a message. |
| ich habe eine Frage zu Ihrem Angebot. | I have a question about your offer. | Asking for information: course, offer, bill. |
| wie Sie vielleicht schon wissen, habe ich eine neue Stelle. | As you may already know, I have a new job. | Referring to something the reader knows; the verb comes straight after the comma. |
| ich wende mich an Sie, weil … | I'm contacting you because … | A slightly more formal alternative to ich schreibe Ihnen. |
All these openings start in lowercase because they follow the comma after the Anrede. Nouns and Sie, Ihnen, Ihr keep their capital letter.
Questions and requests
| German phrase | Meaning | When to use it |
|---|---|---|
| Könnten Sie mir bitte sagen, ob …? | Could you please tell me whether …? | Polite yes/no question; verb at the end after ob. |
| Können Sie mir bitte mitteilen, wann …? | Can you please let me know when …? | Asking for a time or date. |
| Ich möchte Sie bitten, mir die Unterlagen zu schicken. | I'd like to ask you to send me the documents. | Formal request; zu + infinitive at the end. |
| Wäre es möglich, den Termin zu verschieben? | Would it be possible to postpone the appointment? | Polite request for a change. |
| Ich hätte gern Informationen über den Kurs. | I would like information about the course. | Requests for information (über + accusative). |
| Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mir helfen könnten. | I'd be very grateful if you could help me. | Very polite, formal. |
| Bitte geben Sie mir bis Freitag Bescheid. | Please let me know by Friday. | Perfect for the Leitpunkt „Bitte um Rückmeldung“ – with a deadline. |
| Kannst du mir bitte sagen, ob …? | Can you tell me whether …? (du) | Informal version for friends. |
Könnten, wäre and hätte (Konjunktiv II) make a request sound polite. One of these sentences in the last paragraph often covers a Leitpunkt such as „Bitte um …“.
Making a complaint
| German phrase | Meaning | When to use it |
|---|---|---|
| Ich möchte mich über den Lärm in der Nacht beschweren. | I'd like to complain about the noise at night. | Opening a complaint: sich beschweren über + accusative. |
| Leider bin ich mit der Reparatur nicht zufrieden. | Unfortunately I'm not satisfied with the repair. | Product, service, repair. |
| Seit zwei Wochen funktioniert der Aufzug nicht. | The lift hasn't been working for two weeks. | Describe the problem and since when: seit + present tense. |
| Ich habe Sie bereits am 3. März darüber informiert, aber bis heute ist nichts passiert. | I already informed you about this on 3 March, but nothing has happened so far. | Show that you have already tried. |
| Das ist für meine Familie ein großes Problem, weil … | This is a big problem for my family because … | Explain the consequences. |
| Ich bitte Sie, das Problem so schnell wie möglich zu lösen. | I ask you to solve the problem as quickly as possible. | A clear demand, still polite. |
| Ich möchte das Gerät umtauschen oder mein Geld zurückbekommen. | I'd like to exchange the device or get my money back. | Shopping: faulty product. |
| Ich erwarte Ihre Antwort bis zum 15. Mai. | I expect your reply by 15 May. | Firm: only after earlier attempts; keep the rest of the letter polite. |
A good complaint is factual: what is wrong, since when, what you have already done, what you want. Stay polite – a rude tone does not make your Leitpunkte stronger.
Apologising and cancelling
| German phrase | Meaning | When to use it |
|---|---|---|
| Es tut mir sehr leid, dass ich den Termin vergessen habe. | I'm very sorry that I forgot the appointment. | Apologising for something in the past; verb at the end after dass. |
| Bitte entschuldigen Sie, dass ich mich erst jetzt melde. | Please excuse me for only getting in touch now. | A late reply. |
| Leider kann ich am Montag nicht kommen, weil … | Unfortunately I can't come on Monday because … | Cancel and give the reason in one sentence. |
| Ich muss den Termin am 12. Mai leider absagen. | Unfortunately I have to cancel the appointment on 12 May. | Doctor, office, parent-teacher meeting. |
| Leider ist mir etwas dazwischengekommen. | Unfortunately something has come up. | If you don't want to give details – but in the DTZ, add a concrete reason (Inhalt!). |
| Ich hoffe, Sie haben dafür Verständnis. | I hope you understand. | After an apology or cancellation. |
| Das wird nicht wieder vorkommen. | It won't happen again. | A promise after a mistake (late, forgotten). |
| Den Schaden bezahle ich natürlich. | Of course I'll pay for the damage. | When you caused damage (e.g. to a neighbour's bike). |
In DTZ tasks the reason is often a Leitpunkt of its own. A sentence like „Leider ist mir etwas dazwischengekommen.“ alone is too vague – say what happened.
Suggestions and appointments
| German phrase | Meaning | When to use it |
|---|---|---|
| Ich schlage vor, dass wir uns am Montag treffen. | I suggest we meet on Monday. | A concrete proposal; verb at the end after dass. |
| Wie wäre es mit Dienstag um 10 Uhr? | How about Tuesday at 10? | A short, friendly suggestion. |
| Hätten Sie am Donnerstagnachmittag Zeit? | Would you have time on Thursday afternoon? | A polite question about availability. |
| Passt es Ihnen am Freitag um 9 Uhr? | Does Friday at 9 suit you? | Checking a time. |
| Können wir den Termin auf nächste Woche verschieben? | Can we move the appointment to next week? | Changing a date: verschieben auf + accusative. |
| Ich könnte auch am Mittwoch kommen. | I could also come on Wednesday. | Offering an alternative; Konjunktiv II sounds polite. |
| Am besten erreichen Sie mich nachmittags auf dem Handy. | The best way to reach me is on my mobile in the afternoon. | Saying when you are available. |
| Wir könnten auch telefonieren, wenn Ihnen das lieber ist. | We could also talk on the phone if you prefer. | A flexible offer. |
Thanks, closing sentence and Gruß
| German phrase | Meaning | When to use it |
|---|---|---|
| Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. | Thank you in advance for your help. | End of a letter with a request. |
| Vielen Dank für Ihr Verständnis. | Thank you for your understanding. | After an apology, cancellation or request. |
| Ich freue mich auf Ihre Antwort. | I look forward to your reply. | Standard closing sentence. |
| Für Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. | I'm happy to answer any questions. | Formal; e.g. to an office or company. |
| Ich hoffe auf eine schnelle Lösung. | I hope for a quick solution. | After a complaint. |
| Mit freundlichen Grüßen | Yours sincerely / Kind regards | Formal standard after „Sehr geehrte …“ – the safest Gruß in the DTZ. No comma after it. |
| Freundliche Grüße | Kind regards | Semi-formal; e-mails, also after „Liebe Frau …“. |
| Viele Grüße | Best wishes | Neutral to friendly: after „Liebe Frau …“, „Hallo Frau …“ or to friends. |
| Liebe Grüße | Love / Warm wishes | Informal: only with people you say du to. |
Write your name on the line below the Gruß. The instruction asks only for Anrede and Gruß – spend your time on the four Leitpunkte rather than on an address block and a date.
Ten connectors with examples
| Connector | Example | Meaning and word order |
|---|---|---|
| weil | Ich kann nicht kommen, weil mein Sohn krank ist. | because – the verb goes to the end. |
| denn | Ich kann nicht kommen, denn mein Sohn ist krank. | because – normal word order (verb in position 2). |
| deshalb | Mein Sohn ist krank. Deshalb kann ich nicht kommen. | that's why / so – the verb comes straight after deshalb. |
| außerdem | Außerdem möchte ich fragen, ob der Kurs im Januar weitergeht. | also, in addition – the verb comes straight after it; good for starting a new Leitpunkt. |
| aber | Ich arbeite bis 16 Uhr, aber ich kann um 16:45 Uhr in der Kita sein. | but – normal word order. |
| trotzdem | Ich habe zweimal angerufen. Trotzdem hat sich niemand gemeldet. | even so, nevertheless – the verb comes straight after it. |
| damit | Ich schreibe Ihnen schon heute, damit Sie genug Zeit für die Planung haben. | so that – the verb goes to the end. |
| dass | Ich hoffe, dass Sie mir helfen können. | that (after hoffen, wissen, glauben …) – the verb goes to the end. |
| wenn | Wenn Sie noch Fragen haben, rufen Sie mich bitte an. | if / when – the verb goes to the end; the main clause then starts with its verb. |
| ob | Können Sie mir sagen, ob der Termin noch frei ist? | whether – a yes/no question inside a sentence; the verb goes to the end. |
Two or three connectors, used where they fit, make your letter clearer and easier to follow.
Fill-in template: four Leitpunkte, four paragraphs
This is how four Leitpunkte become four short paragraphs. Mini task (original Zertifly practice material, not an exam task):
Mini-Aufgabe: Der Aufzug in Ihrem Haus funktioniert seit zwei Wochen nicht. Sie wohnen im fünften Stock und haben ein Baby. Schreiben Sie an die Hausverwaltung. Leitpunkte: Grund für Ihr Schreiben – was Sie schon getan haben – Folgen für Ihre Familie – Bitte um Reparatur.
| Part | Template | Example |
|---|---|---|
| Anrede | Sehr geehrte Damen und Herren, | Sehr geehrte Damen und Herren, |
| Paragraph 1 = Leitpunkt 1 | ich schreibe Ihnen, weil … | ich schreibe Ihnen, weil der Aufzug in unserem Haus in der Lindenallee 12 seit zwei Wochen nicht funktioniert. |
| Paragraph 2 = Leitpunkt 2 | Ich habe bereits …, aber … | Ich habe das Problem bereits am Telefon gemeldet, aber bis heute ist niemand gekommen. |
| Paragraph 3 = Leitpunkt 3 | Das ist für … ein großes Problem, weil … Außerdem … | Das ist für uns ein großes Problem, weil wir im fünften Stock wohnen. Ich muss den Kinderwagen jeden Tag nach oben tragen. Außerdem kann ich mit dem Baby kaum noch allein einkaufen gehen. |
| Paragraph 4 = Leitpunkt 4 | Ich bitte Sie, … zu … Könnten Sie mir bitte mitteilen, …? | Ich bitte Sie, den Aufzug so schnell wie möglich reparieren zu lassen. Könnten Sie mir bitte mitteilen, wann ein Techniker kommt? |
| Closing sentence | Vielen Dank im Voraus für … | Vielen Dank im Voraus für Ihre Hilfe. |
| Gruß | Mit freundlichen Grüßen | Mit freundlichen Grüßen |
| Name | Vorname Nachname | Oksana Melnyk |
Phrases help, but they do not cover a Leitpunkt for you. Every paragraph needs your own content – a day, a time, a name, a reason. A template without these details stays empty.
Register pitfalls that cost points
- Sie or du – stick to one: if you start with Sie, keep Sie, Ihnen, Ihr to the end. A sudden du, dir or dein looks careless.
- After the Anrede (e.g. „Sehr geehrte Frau Kraus,“) the next line starts in lowercase: „ich möchte …“, „vielen Dank …“. Only nouns and Sie, Ihnen, Ihr keep their capital letter.
- No comma and no full stop after „Mit freundlichen Grüßen“; your name goes on the next line.
- Herr takes -r: „Sehr geehrter Herr Wolf,“, „Lieber Herr Wolf,“. „Herrn“ belongs in the address or after an („an Herrn Wolf“), not in the Anrede.
- Frau and Herr go with the surname: „Liebe Frau Kraus,“ – not „Liebe Frau Sabine,“. A first name on its own goes with du: „Liebe Sabine,“.
- Anrede and Gruß must match: „Sehr geehrte …“ with „Mit freundlichen Grüßen“; „Liebe Frau …“ with „Viele Grüße“ or „Freundliche Grüße“; „Liebe Sabine,“ with „Liebe Grüße“. „Sehr geehrter Herr Wolf“ plus „Liebe Grüße“ does not fit.
- Polite forms are capitalised: Sie, Ihnen, Ihr. Lowercase sie means she or they. In letters, du and dein may be written in lower or upper case.
Official sources
The exam rules and figures in this guide were checked against the official sources below.
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